Il vero segreto è nel sistema, non nelle mani!

Questa è una frase che ripeto spesso all’interno dei miei interventi, ed è uno dei concetti più importanti da capire se vuoi continuare a tenere aperta la tua officina, che con tanti sacrifici hai costruito.

Quotidianamente mi interfaccio con titolari di officina con le palle quadrate, gente che non ha paura di niente e di nessuno. Sono dei veri campioni, e guadagnano anche bene grazie alle loro officine.

Ma purtroppo non arrivano a determinati introiti grazie ad un sistema di lavoro o all’organizzazione dello stesso.

Il titolare di officina, solitamente è ossessionato dal fare, per questo motivo sta in officina 10/12 ore al giorno con coraggio, cuore, mente, occhi e mani in qualsiasi reparto.

Sicuramente sei uno di questi anche tu.

Sei quello che decide da chi si comprano i ricambi, che prezzo fare, che decisione prendere. Ogni tanto vai in ufficio e tiri quattro urla, tanto che si ricordino chi comanda. Poi vai in banca, dal commercialista e parli con i rappresentanti.

Se sei un tipo ammaliante professionalmente parlando, potresti avere al tuo fianco dei collaboratori fedelissimi che fanno tutto quello che dici senza battere ciglio, oppure un braccio destro che possiamo definire un mini titolare, ossia uno o più collaboratori responsabilizzati che gestiscono intere mansioni da soli e che sono al tuo fianco da 10 anni o giù di li.

Partendo dal presupposto che io mi tolgo il cappello di fronte a persone così e che hanno una gran voglia di fare, devo però dire che questo tipo di organizzazione rappresenta esattamente il motivo per il quale molte aziende sono destinate a chiudere nel lungo termine.

A meno che non vogliano cambiare il modo di lavorare.

Analizziamo insieme la tipologia di azienda che ho pena descritto.

Se ti ci riconosci, ti sarà più facile darmi ragione.

Le officine italiane si basano su uno scenario di questo tipo:

  •  Il titolare è sempre pieno di forza, in salute e con voglia di lavorare;
  • I suoi collaboratori più bravi, gli resteranno fedeli al 99.99%.

Le officine così strutturate, riescono a sfornare lo stipendio per tutti, ma mi capita numerose volte, quando sono alla macchinetta del caffè con il titolare di officina, di sentire frasi del tipo: se mi succede qualcosa, questi mi mangiano fuori tutto nel giro di due mesi.

Questo è il pensiero di molti titolari di officina, magari è anche il tuo.

Proviamo a fare un ragionamento…

Mettiamo il caso che la tua officina fatturi 1 milione di euro!

Quanto di questo fatturato dipende da te? Nel senso, se smetti di lavorare quanto di questo fatturato perdi?

Potrebbe essere tutto oppure solo una parte.

Solitamente nelle aziende ben strutturate, 700k sono riconosciuti ai collaboratori.

Potrebbe essere che un intero reparto sia coperto da un collaboratore che fa tutto da solo o che l’officina sia completamente nelle mani del capo officina che andando via ti metterebbe in ginocchio.

Potrebbe essere che non deleghi niente a nessuno e quei 700 mila euro dipendono da te, ma se copri tu tutte queste mansioni, tu vali 700k e la tua azienda ne vale 300.

Cerca di seguirmi…

Se tu vali 700 mila euro sei il numero uno, ma è ovvio che la tua azienda ne risentirebbe se (mi tocco i maroni) domani mattina per qualche motivo non puoi più essere presente.

Il tuo lavoro da imprenditore dovrebbe essere quello di traslare il valore da te all’azienda, per fare in modo che il fatturato non dipenda solamente dal tuo lavoro fisico.

Con questo non sto dicendo che devi smettere di generare valore.

Ma il tuo valore aumenta per l’officina, se impieghi il tuo tempo a farla crescere.

Mente tu ripari una perdita della pistola del compressore, non stai servendo all’azienda.

Capisci cosa intendo?

Il valore del titolare di officina.

Cosa fa un bravo imprenditore?

Solitamente, le variabili sulle quali lavora sono sostanzialmente due:

  1. Il tempo. Lavora tanto, riesce ad ottimizzare e a fare più cose magari contemporaneamente.
  2. Il valore delle attività che svolge. Se per risolvere un problema ad un motore che nessuno ha risolto prima ci metti 2 ore, il tempo ha un valore molto più alto delle due ore che impieghi per andare a prendere dei ricambi.

TEMPO X TUO VALORE = SOLDI

Ma detto questo, la moltiplicazione che hai appena letto sarà sempre battuta da questa:

TEMPO DI ALTRI X VALORE DEI SISTEMI = SOLDI

Mentre il tuo tempo non può essere esteso all’infinito, quello dei tuoi collaboratori sì.

È per questo che, come detto nel titolo, il titolare potrebbe anche non indossare la tuta.

Magari lavori da solo, ma se vuoi prosperare e far crescere la tua officina devi avere presto dei collaboratori. Non fare l’errore di pensare “prima mi procuro il lavoro e dopo assumo”, perché se sei dentro questo pensiero contrario, il tuo lavoro non aumenterà mai.

I veri soldi sono nella struttura: il moltiplicatore che ti consente di trasformare il tempo delle altre persone in ricchezza per l’officina.

Come creare un sistema efficace per avere più tempo per far crescere la tua officina.

Pensa ad alcune attività che devono essere svolte all’interno della tua officina, lasciando perdere l’aspetto tecnico.

Ti parlo proprio di mansioni come: andare in banca, andare dal fornitore, cambiare una lampada che si è bruciata, sistemare il portone, pulire la lavapezzi, cambiare un tubo alla pressa idraulica.

Per fare una qualsiasi di queste attività che ho messo un po’ a caso, ci deve essere sempre la mano di qualcuno. Ci deve essere una persona che agisce.

Tutto quello che viene fatto in officina e che comporta un essere umano che fa qualcosa è una attività che deve essere organizzata. Ovvio che ci sono le emergenze, ma nella norma ci deve essere qualcuno che fa quella cosa.

Quali attività fai tu in questo momento, ma che potresti delegare mentre ti concentri in qualcosa di più redditizio?

In una situazione ideale, l’intera officina dovrebbe funzionare nell’ordinaria amministrazione senza che tu metta becco su nulla. In ordinaria amministrazione bisogna far andare avanti l’officina senza stravolgimenti o innovazioni, ma tenendola ad un livello stabile di crescita.

Quando cambi le cose, programmi cambiamenti strategici o migliori, stai innovando.

Se invece continui a fare le tue cose come sempre, stai facendo ordinaria amministrazione che, in quanto tale, deve essere svolta da chi lavora con te, una volta messo in condizione di: sapere cosa fare, sapere come farlo, sapere quando farlo, farlo in modo tale da non necessitare controllo da parte tua.

Il tuo ruolo di titolare, deve essere quello di farti il mazzo studiando nuove strategie di marketing per l’officina, mettendo in pista nuovi progetti che porteranno l’officina alla crescita.

Vuoi essere il numero uno? Ecco, dimostralo facendo crescere l’officina.

Tutti gli altri lavori invece, li fai eseguire dai metodi che hai creato.

3 meccanici che seguono un sistema di lavoro o un mansionario ben organizzato, saranno sempre più efficaci di te che fai tutto da solo.

Mettiamocelo in testa una volta per tutte!

Crea un sistema per gestire le manutenzioni ordinarie, uno per le straordinarie, uno per gestire il magazzino, uno per gli incassi, uno per gli ordini, uno per il marketing ecc…

Tutto deve seguire la procedura che tu comandi.

Se non hai dei sistemi e sei uno che ha voglia di lavorare, lavora per crearli.

Perché avere questi due sistemi ti consente contemporaneamente di:

  • Avere contatti sempre freschi e in maniera consistente.
  • Sapere che se domani mattina arrivano 10 nuovi clienti, possono essere gestiti in maniera sistematica da una persona diversa da te.

Come creare delle procedure efficaci.

Procurati dei post-it e riempili delle mansioni che devo essere svolte in officina senza badare al risparmio, anche le più banali.

In secondo luogo, spargili sulla scrivania in modo tale da avere una fotografia delle cose che devono essere fatte.

Seleziona le attività che se potessero essere svolte completamente da altri, ti farebbero risparmiare un sacco di tempo. Ora gestiscile una alla volta.

Ecco!

Hai trovato il sistema per ufficializzare una mansione e una volta creato e messo in opera, almeno quella non dovrai più farla!

A questo punto hai un compito sempre doppio, perché ora dovrai formare una persona che lo faccia al tuo posto. Poi dovrai documentare tutto, in modo tale che rimanga come dimostrazione e che tu non debba farlo più personalmente.

Ora parti con un’altra mansione che hai scritto nei foglietti e così via.

Quando sarai riuscito a delegare un bel pò di mansioni, avrai tutto il tempo da dedicare alla crescita della tua officina, mettendo la tua testa sulla creazione di nuovi progetti e non alla sopravvivenza della stessa.

L’officina deve vivere anche senza di te.

Il tuo compito è esclusivamente quello di farla crescere imparando a Vendere in Officina.

Alla prossima, Max.

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